PCの突然の故障は、業務停止や顧客対応の遅延を引き起こし、企業活動に深刻な影響を与えます。特にIT専任者がいない企業では、適切な初動対応や判断基準の整備に課題を感じているケースも多いのではないでしょうか。
本記事では、購入したPCが故障した際の対応フロー、コスト構造の理解、そして外部サービス活用を含む運用体制の整備について、順を追って解説します。故障発生時の混乱を最小限に抑え、企業が取り組むべき実践的なガイドとしてお役立てください。
2025.11.26
PC関連知識
PC故障時の対応ガイド。法人が実践すべき初動判断と管理体制
1. PC故障時の初動対応と判断
PC故障時には、初動対応と迅速な判断が被害の拡大を防ぎます。よくある故障症状から、確認すべきポイント、修理か買い替えかの判断基準、社内対応と外部依頼の分岐点までを順に解説します。
1-1. PCでよくある4つの故障症状
ここでは、代表的な4つの症状を整理します。
■症状① 電源が入らない・起動しない
電源ボタンに反応がない場合、電源ユニットの故障、バッテリーの劣化、マザーボードの不良などが考えられます。業務が完全に停止するため緊急度は非常に高く、迅速な対処が必要です。
社内でできる対応としては、ケーブル接続の確認や放電処理などが限界です。改善が見られなければ、専門業者への依頼を検討してください。
■症状② 再起動を繰り返す・ブルースクリーン
Windows起動中に再起動を繰り返す、またはブルースクリーンでエラーコードが表示される場合、メモリの故障、HDD／SSDの劣化、あるいはOSのシステムエラーが原因として考えられます。
データ損失リスクを伴うため、まずセーフモードで起動確認を行ったうえで、根本的な修理は専門知識を持つ業者に依頼してください。
■症状③ 動作が極端に遅い・頻繁にフリーズ
アプリケーション起動に時間がかかる、操作中に画面が止まるといった症状は、ストレージ容量の不足、メモリの不足、ウイルス感染などの可能性があります。
社内で行える対処としては、不要ファイルの削除、ディスククリーンアップ、ウイルススキャンなどがあります。ただし、ハードウェア劣化が原因の場合は部品交換が必要になるため、改善が見られなければ専門家に相談してください。
■症状④ 異音がする・異常に熱い
PCから「カラカラ」「ブーン」といった異音が聞こえる、または本体が著しく熱くなる場合は、冷却ファンの故障、ホコリの蓄積、HDDの物理的な破損が疑われます。
放置すると内部部品の損傷につながるため、通気口の清掃やファンの動作確認を実施してください。
1-2. 故障発生時に確認すべき3つのポイント
故障が発生したら、修理または買い替えを判断する前に、次の3点を確認してください。
保証の有無と範囲
メーカーの保証期間内であれば、無償修理を受けられる可能性があります。保証書や契約内容を確認することで修理コストを抑えられるため、最初に確認しましょう。
予備機の有無
修理期間中に使用できる予備PCの確保が必要です。社内に予備機がない場合は、レンタルサービスの利用や他部署からの貸与を検討してください。業務停止期間を最小限に抑えるため、代替手段の早期確保が肝心です。
バックアップの状況
故障したPCのデータが最新の状態でバックアップされているかを必ず確認してください。バックアップが取られていない場合は、データ復旧の優先度を慎重に判断する必要があります。
なお、リース・レンタル契約でPCを導入している場合は、保証範囲や修理対応の流れが異なります。リース・レンタル契約中のPC故障対応については以下の記事をご覧ください。
リース契約中のPCが壊れたらどうすれば良い？対処法について紹介
1-3. 修理・買い替えの判断基準
故障したPCの対応（修理・買い替え）は、使用年数・故障の程度・コストを総合的に判断する必要があります。
修理を選択すべきケース
- メーカー保証期間内の場合
- 故障箇所が特定のパーツに限定され、交換費用が安価な場合
- 現在の性能で業務に支障がない場合
買い替えを検討すべきケース
- 導入から4年以上経過しており、複数箇所に故障の疑いがある場合
- 修理費用が新品購入価格の50％以上になる場合
- 最新ソフトウェアやOSに対応できないスペックの場合
予備機で一時しのぎをするのは、修理見積もり取得や予算承認の期限を待つ間など、意思決定に時間がかかる場合に有効です。しかし長期化すれば生産性が低下するため、速やかに根本的な対応を行う必要があります。
1-4. 社内対応と外部依頼の判断基準と費用相場
故障対応を社内で行うか、外部に依頼するかは、技術的な難易度・リスク・コストのバランスをもとに判断します。
社内対応が可能なケース
ソフトウェアの再インストール、ドライバーの更新、周辺機器の接続確認、メモリやストレージなどの簡易的なパーツ交換が社内対応の範囲に含まれます。その際は、作業前に必ずデータをバックアップするよう注意してください。
外部依頼が必要なケース
マザーボードや液晶パネルなど高度な技術を要する修理、またデータ復旧が必要、あるいは原因の特定が困難な場合は外部依頼を検討してください。特にHDDやSSDが物理的に故障している場合は、クリーンルームでの作業が必要となるため、専門業者以外での対応は困難です。
費用相場
診断料は無料から数千円程度で、簡易診断であれば無料または1,000円以内に収まるケースがほとんどです。
修理費用は故障内容により大きく変わりますが、目安は以下のとおりです。
- キーボード：1万円～
- ハードディスクドライブ：6万円～
- SSD：４万円～
- LCD：6万円～
- メインボード：6万円～
参考：修理料金の目安（パソコン）｜NEC LAVIE公式サイト（参照2025年10月29日）
パーツ交換を伴う場合、部品代を含めて数万円以上になることもあります。修理費用が高額になった場合は、新品購入との費用対効果を慎重に比較してください。
2. PC故障が法人に与える影響とコスト構造
PCの故障は、単なるハードウェアのトラブルではなく、企業活動全体に影響する経営課題です。業務停止による機会損失、対応にかかるコスト、そしてデータ消失によるリスクについて整理します。
2-1. 業務停止による機会損失の実態
社用PCが1台故障するだけでも、担当者の業務が停止し、プロジェクト全体の進行や顧客対応に支障を来します。
たとえば、営業担当者のPCが故障すれば提案資料の作成や見積書の発行ができず、商談の機会を逸する可能性があります。経理担当者のPCが停止すれば、請求書や支払い処理が滞り、取引先との信頼関係にも影響が及びます。
従業員1名の平均時給を3,000円と仮定すると、1日8時間の業務停止で24,000円の損失、修理に3日かかれば72,000円にのぼります。さらに予備機の手配や環境構築にも時間がかかると、損失額はさらに膨らみます。
このように、機会損失は目に見えにくいながらも、企業収益に直結する重要な課題といえます。
2-2. 故障対応にかかる直接・間接コスト
PC故障に伴うコストは、修理費用だけではありません。
直接コスト
修理費用、パーツ交換費用、または買い替えに伴う新規PCの購入費用などが含まれます。内容によっては数万円から十数万円に及ぶこともあります。
間接コスト
見落とされがちですが、IT担当者の対応工数、予備機のセットアップ、データ移行作業などにかかる人件費も無視できません。特にIT専任者がいない企業では、通常業務との兼務で対応するケースが多く、他業務への影響も生じがちです。
これらのコストを総合すると、1件のPC故障対応にかかる負担は決して小さくありません。企業全体の生産性に与える影響として、組織的な対処が求められます。
2-3. データ消失がもたらすリスク
PC故障によって最も深刻なリスクとなるのが、データの消失です。顧客情報や契約書類、進行中のプロジェクトファイルなど、企業の中核をなすデータが失われれば、業務継続が困難になります。
特に、個人情報が失われた場合は企業の信頼に直結するうえ、契約書や取引記録の消失は法的トラブルに発展するおそれもあります。
データ復旧サービスを利用した場合、軽度の論理障害なら数万円、物理障害がある場合は数十万円かかるケースもあります。それでも確実に復旧できる保証はなく、完全に失われる可能性もあります。
こうしたリスクを回避するためには、日常的なバックアップ体制の構築が不可欠です。
3. 法人PCのトラブルに備える運用体制
PCの故障による影響やコストを最小限に抑えるには、あらかじめ運用体制を整えておくことが重要です。ここでは、法人が構築すべき3つの基本的な運用体制について解説します。
3-1. 日常的にできる予防とメンテナンス
PCの寿命を延ばし、故障リスクを低減するためには、日常的な予防策とメンテナンスが不可欠です。
環境管理
室温は20〜25度、湿度は40〜60%が理想とされています。直射日光や空調の風が直接当たる場所は避け、壁から10cm以上離して設置しましょう。内部にホコリが溜まると冷却性能が低下するため、3か月に1度を目安に、エアダスターなどで通気口の清掃を行うと効果的です。
定期的な再起動とアップデート
PCを長時間稼働させ続けると、メモリに不要なデータが蓄積され動作が不安定になります。少なくとも週に1回は再起動を行い、システムをリフレッシュさせましょう。また、Windowsやソフトウェアのアップデートも、セキュリティ対策と安定性向上の観点から定期的に実施すべきです。
物理的な保護
ノートPCは専用ケースやバッグを使用し、持ち運び時の衝撃を軽減しましょう。飲み物を近くに置かない、キーボードカバーを活用するなどの水濡れ対策も重要です。デスクトップPCも、床に直置きせず、ホコリの少ない場所に設置することで故障リスクを抑えられます。
3-2. データ消失に備えるバックアップ体制
万が一の故障時に備え、日常的なバックアップ体制の構築が不可欠です。
バックアップの基本：3-2-1ルール
データは「3か所に保存し」「異なる2種類の媒体に分散し」「1つは遠隔地に保管する」ことが基本とされる「3-2-1ルール」が推奨されています。たとえば、PC本体・外付けHDD・クラウドストレージという組み合わせが一般的です。
バックアップの頻度と検証
バックアップの頻度は、データの重要性や更新頻度に応じて設定します。日次・週次などのスケジュールを決め、定期的なバックアップが行われているかをチェックしましょう。 さらに、バックアップからの復元テストも定期的に行うことで、いざという時に確実にデータが復元できる体制を整えることができます。
3-3. 適切な買い替えサイクルの設計
PCは消耗品であり、計画的な買い替えサイクルを設計することで、突発的な故障リスクを大幅に低減できます。
法人PCの寿命と更新時期
法人PCの寿命は一般的に3〜5年とされており、導入から4年を超えると故障率が上がる傾向にあります。そのため、多くの企業では4年を目安にPCをリプレイスしています。
最近では、デスクトップPCを貸与せず、オフィス外でも利用できるノートPCや持ち運びに便利なモバイルタイプのPCのみを貸与する企業が増えています。これらのPCはバッテリーの劣化から、より早期にリプレイスするケースが見られます。
リース・レンタル契約の活用
リース・レンタル契約を活用する方法も有効です。契約期間を例えば4年に設定すれば、期間満了時に新機種に入れ替えることで、性能を一定に保ちつつ、故障リスクや管理負担を抑えることが可能になります。
段階的な更新計画
買い替えサイクルを設計する際は、全PCを一度に更新するのではなく、たとえば25％ずつ更新するといった段階的な入れ替えを行うことで、予算の平準化と安定的な運用が実現できます。
PCのリプレイスに関する詳しい情報は以下の記事をご参照ください。
4. 社内対応の限界と外部サービス活用のメリット
PC運用を完全に社内で完結させることは、企業規模が大きくなるほど現実的ではなくなります。ここでは、外部サービスを活用すべきタイミングと、選定時のポイントを解説します。
4-1. 外部サービス検討のタイミング
次のような状況では、外部サービスの導入を検討すべきです。
PC台数が増加している
PCの管理台数が増えると故障の発生頻度が高まり、IT担当者の負担も大きくなります。専任のIT部門がない企業では、通常業務との兼務が困難になりがちです。
故障対応に時間がかかる
診断から修理、データ移行までの対応に平均で半日以上かかることもあります。対応時間が長引く場合は、外部業者に任せた方がトータルコストを抑えられる可能性があります。
IT専任者がいない
PC管理を総務や経理が兼任している企業では、専門知識の不足からトラブルが長引くことがあります。専門性の高い外部サービスを活用することで、リスクを軽減できます。
4-2. 保守サービスを選ぶ3つの判断軸
外部の保守サービスを選ぶ際は、以下の3点を基準に比較検討しましょう。
対応スピード
サービスレベル合意（SLA）に基づく対応時間の確認が重要です。故障発生から対応開始までの時間、オンサイト対応の有無、予備機の手配などを確認しましょう。
料金形態
料金形態には「都度払い型」「月額固定型」「包括契約型」があります。自社のPC利用頻度や予算に応じて、最適なプランを選ぶことが重要です。
サービス範囲
修理対応だけでなく、PCの調達から処分までを一貫して支援するライフサイクル型サービスもあります。長期的な運用を視野に入れる場合は、包括的なサポートが有効です。
4-3. PCLCMサービスで実現できること
社用PC運用では、故障対応だけでなく調達から導入、運用、管理、処分までのライフサイクル全体を統合管理するサービスが有効です。
例えば三菱ＨＣキャピタルＩＴパートナーズが提供するPCLCMサービスでは、次のような支援を受けられます。
- 故障時の予備機提供により業務停止の最小化
- 修理・交換対応の窓口一本化による工数削減
- PCレンタルによる予算の平準化
- データ消去を含む適正な処分対応
このようなサービスを活用すれば、IT専任者がいない企業でも属人化を防ぎ、安定したPC運用が可能になります。
PCLCMサービスについては以下の記事で詳しく解説しています。
まとめ
社用PCの故障対応は、単発的な修理対応で終わらせるのではなく、組織的な運用体制として仕組み化することが重要です。
初動対応では症状を見極め、社内対応と外部依頼の判断を迅速に行うことが被害拡大を防ぐ鍵となります。同時に、日常的な予防策やバックアップ体制、計画的な買い替えサイクルの整備により、そもそもの故障リスクを軽減できます。
企業規模や管理台数が増えるほど、社内だけで対応することが難しくなっていきます。そのようなときは、外部サービスの活用により、PC運用の効率性と安定性を高めることが可能です。
三菱ＨＣキャピタルＩＴパートナーズのPCLCMサービスのように、PCの導入から処分まで一元管理できる体制を整えることで、IT担当者の負担を軽減し、事業継続性と信頼性の向上につながります。法人PC運用の見直しを検討している方は、ぜひ当社サービスの活用もご検討ください。
PCLCMサービス導入ガイド
「PCの導入や運用、管理など日々の業務に追われている」というお悩みをお持ちの管理担当者様へ。PC運用管理業務の負担を軽減できる「PCLCMサービス」についてご案内します。
